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Foire Aux Questions

Vous avez des questions ? Tout ce que vous devez savoir sur Willko se trouve ici !

Gestion des visiteurs

Un système de gestion des visiteurs (VMS) est un outil numérique conçu pour faciliter le suivi des entrées et sorties de visiteurs dans votre établissement. Intégrant un logiciel dédié avec divers dispositifs tels que l’iPad iOS, les smartphones et les imprimantes de badges d’identification, ce système instaure un processus de connexion automatisé et sécurisé pour les visiteurs ainsi que les employés.

Dans le passé, la gestion des visiteurs reposait principalement sur des procédures manuelles, notamment l’utilisation d’un livre d’or papier. Un système de gestion des visiteurs vous offre la possibilité de centraliser l’ensemble du processus.

Le logiciel de gestion des visiteurs est une application basée sur le cloud simplifiant le processus d’accueil pour divers établissements tels que les entreprises, les bureaux, les écoles, les entrepôts, ainsi qu’un grande partie des bâtiments ou installations nécessitant une connexion et une déconnexion sécurisées des visiteurs. Cette solution assure la sécurisation des données saisies en les stockant de manière fiable dans le cloud. Découvrez davantage dans notre guide détaillé sur la gestion des visiteurs.

La gestion des visiteurs implique d’avoir une vision complète et globale des individus se rendant dans votre établissement. Cela englobe le processus d’accueil des personnes dans vos locaux, ainsi que la prise en charge de leur visite de manière intégrale. Cela comprend une notification rapide et efficace de leur arrivée à leur hôte désigné (l’employé attendant la visite) et l’offre d’une méthode de connexion professionnelle et rapide, éliminant ainsi le processus lent et obsolète lié à l’utilisation d’un livre d’or papier.

La réception, ou zone de réception, représente souvent l’un des endroits les plus fréquentés au sein de votre entreprise, avec le va-et-vient constant du personnel, des visiteurs, des livreurs et des sous-traitants. Il peut être difficile de suivre tous ces déplacements, et le temps qu’un visiteur consacre à la signature du journal de bord papier et d’autres documents juridiques est suffisant pour compromettre les bonnes premières impressions que vous cherchez à créer. Si le livre d’or papier a longtemps été utilisé pour gérer ce processus, il est désormais remplacé par un logiciel intelligent de gestion des visiteurs, offrant les avantages suivants :

  • Amélioration de la sécurité et de la sûreté sur le lieu de travail
  • Augmentation de la productivité et de l’efficacité au travail
  • Assistance à la planification des évacuations d’urgence.

Les cinq principales raisons pour lesquelles il est essentiel que les visiteurs s’identifient lorsqu’ils viennent dans votre organisation sont les suivantes :

  1. Protégez votre entreprise et garantissez la sécurité de vos employés.
  2. Facilitez la localisation des contacts dans votre lieu de travail.
  3. Respectez les normes de conformité réglementaire.
  4. Ayez une connaissance précise des personnes présentes dans votre bâtiment en cas d’urgence.
  5. Renforcez la sécurité sur site.

Notre système permet aux visiteurs de se présenter à la borne, de scanner un code QR généré lors de la création de la visite par l’hôte, ou de saisir leurs informations pour un enregistrement rapide et efficace. Lorsqu’une visite est planifiée, le visiteur reçoit un e-mail contenant toutes les informations nécessaires, mais il a également la possibilité de s’enregistrer sans QR code si la visite n’était pas prévue.

Oui, notre solution offre une flexibilité totale pour personnaliser les champs et les questions en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, que ce soit pour recueillir des coordonnées, demander une photo, recueillir des signatures électroniques, savoir si les visiteurs souhaitent être accueillis avec un thé, un café ou un verre d’eau et bien plus encore !

Nous offrons des alertes en temps réel pour les visiteurs attendus ou non attendu. 

Une notification est directement envoyée sur l’application Willko One, vous informant que la personne attend à l’accueil. De plus, une notification par email est également générée pour assurer que vous soyez informé de manière efficace.

Oui absolument ! Vous devrez utiliser une imprimante et des étiquettes compatibles. Willko est compatible avec 4 modèles d’imprimantes d’étiquettes Brother. Pour de meilleurs résultats, nous recommandons le Brother QL-820NWB.

Employés

Les systèmes de connexion des employés présentent divers avantages, tels qu’une sécurité renforcée, des coûts administratifs réduits et des processus rationalisés. De plus, ils peuvent être exploités pour permettre aux entreprises de surveiller et de contrôler la présence de leurs employés.

Grâce à Willko, la connexion des employés s’effectue en quelques secondes seulement, que ce soit via l’application Willko One ou sur la borne tactile. Cette méthode se révèle nettement plus rapide et pratique que les processus manuels, qui peuvent demander plusieurs minutes, voire davantage.

Les collaborateurs peuvent accéder en utilisant leur QR code personnel disponible sur l’application Willko One. De plus, ils ont la possibilité de se connecter en tant que « Travailler à distance » selon les paramètres définis dans l’application Willko One.

Willko One est l’application smartphone pour vos collaborateurs.

Vos collaborateurs peuvent se connecter rapidement et facilement via leur propre smartphone, organiser des réunions et recevoir des colis.

Les employés peuvent télécharger l’application  Willko One depuis le Google Play Store s’ils utilisent un smartphone Android OS, et depuis l’App Store d’Apple s’ils utilisent un iPhone Apple.

Non, cette fonctionnalité essentielle est accessible à tous nos clients, indépendamment de leur forfait.

Quel que soit le forfait Willko que vous utilisez actuellement, votre équipe pourra profiter de Willko One.

Les employés scannent simplement le QR code disponible sur leur application Willko One lors de leur arrivée et de leur départ.

Sureté, sécurité et conformité

Il est important de prendre connaissance des réglementations spécifiques en matière de sécurité et de santé qui s’appliquent à votre entreprise, et de veiller à ce que les employés soient adéquatement formés et informés.

Cela peut impliquer la mise en place de mesures telles que la fourniture d’équipements de protection individuelle (EPI) et la mise en œuvre de politiques et de procédures de sécurité. Par exemple, il est essentiel de garantir que tous les employés sont enregistrés, afin de savoir où chacun se trouve en cas d’urgence.

La mise en place de dispositifs tels que des caméras de sécurité et des capteurs de mouvement, l’utilisation de systèmes de contrôle d’accès, ainsi que la réalisation régulière de contrôles de sécurité, sont toutes des mesures qui peuvent contribuer à assurer la sécurité de votre lieu de travail.

Il est important de veiller à ce que toutes les informations sensibles soient stockées de manière sécurisée, tout en sensibilisant vos employés à l’importance de protéger les données confidentielles.

Le système de connexion sur le lieu de travail vous permet d’effectuer facilement des appels d’urgence.

Avec un enregistrement à jour des personnes qui se sont connectées au bâtiment un jour donné, vous pouvez facilement identifier les visiteurs et les employés dont vous devez tenir compte.

Pour basculer en mode évacuation, veuillez vous connecter au tableau de bord Willko, puis cliquer sur « Évacuation » dans le menu situé à gauche. Ensuite, sélectionnez « + Nouvelle évacuation ».

Après le déclenchement de l’évacuation, les bornes à l’entrée du bâtiment passeront en mode évacuation, facilitant ainsi l’identification des personnes en sécurité dès leur sortie du bâtiment.

Activez le mode d’évacuation sur le système Willko en suivant les instructions fournies ci-dessus. Vous aurez immédiatement accès à la liste complète des personnes présentes dans le bâtiment. La vue peut également être filtrée selon les catégories « personnes en sécurité » ou « personnes à confirmer ».

Evènementiel

Notre solution utilise des bornes équipées de lecteurs QR codes. Les participants scannent leur QR code d’invitation à l’entrée, ce qui permet un enregistrement rapide. Les données sont ensuite suivies en temps réel, et vous pouvez imprimer des badges personnalisés et analyser les flux de participants.

Grâce à notre technologie, l’enregistrement d’un participant prend moins de 30 secondes, ce qui réduit les files d’attente à l’entrée de l’événement.

Oui, nous offrons une personnalisation complète de l’apparence des bornes pour qu’elles correspondent aux couleurs et à l’image de marque de votre événement.

Vous pouvez surveiller le flux de participants grâce à notre tableau de bord en temps réel, qui vous donne un aperçu continu du nombre de participants présents.

Oui, notre solution vous fournit des données d’analyse détaillées sur l’affluence par heure, vous permettant de planifier efficacement les activités et les ressources.

Oui, notre solution est conçue pour s’intégrer facilement avec d’autres outils que vous utilisez, ce qui facilite la gestion centralisée de votre événement.

Nous offrons une assistance client exceptionnelle, de la configuration initiale à l’assistance en direct pendant votre événement. Votre satisfaction est notre priorité.

Pour obtenir des informations sur les tarifs et les offres spéciales, veuillez nous contacter. Nous serons ravis de discuter de vos besoins spécifiques et de vous fournir des détails personnalisés.

Forfaits & tarifs

Oui ! Willko est extrêmement flexible et peut être facilement personnalisé pour répondre à vos besoins. Nous proposons des plans tarifaires pour les petites entreprises jusqu’aux grandes entreprises. Contactez nous pour en apprendre d’avantage sur nos forfaits et nos tarifs.

Bien sûr !

Vous pouvez essayer Willko sans risque et entièrement gratuitement pendant 14 jours, nous n’avons besoin d’aucune information de carte de crédit pour que vous puissiez commencer. Si vous êtes intéressé, commencez dès aujourd’hui.

Les abonnements sont annuels, ils dépendent de la taille de l’entreprise, le nombre de sites, et du type d’hébergement (SaaS ou local).

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